第一章  总则
第一条  为了完善重庆市青少年发展基金会理事会会议机制，充分体现理事会办公会根据理事会授权行使职权和履行职责，根据《重庆市青少年发展基金会章程》《重庆市青少年发展基金会理事会会议制度》，制订本制度。
第二条  理事会办公会是在理事会闭会期间依法履行职能的制度安排。
第三条  理事会办公会议事范围包括：在理事会闭会期间，领导重庆市青少年发展基金会日常工作，就重庆市青少年发展基金会发展的较大事项，包括较大慈善公益项目、涉外公益项目等向理事会提出议案；研究并讨论人事变动、人事薪酬制度调整等；指导秘书处等机构开展希望工程等公益活动。
第二章  会议时间
第四条  理事会办公会原则上每月召开一次。如遇特殊情况，可临时召开。
第五条  理事会办公会是重庆市青少年发展基金会的议事机构，主要由理事长、秘书长、理事代表组成，并可根据需要，邀请本会相关人员列席会议。
第六条  理事会办公会议的通知：
（一）理事会办公会会议于会议召开前5日由秘书处以书面、电子邮件、短信、电话等方式通知。有紧急情况或重大事项的情况下，可以随时通知召开会议；
（二）理事会办公会会议的通知包括以下内容：
1.会议时间、地点、方式；
2.事由及议题；
3.应出席会议及列席会议的人员；
4.发出通知的日期。
第七条  理事会办公会会议出席及列席人员应按会议通知的要求准时出席会议。因故不能到会的应出席人员，应向理事长请假并记载于会议记录。理事会办公会须有2/3以上人员参加有效。
第三章  会议方式
第八条  会议可以以现场会议、视频会议、电话会议等方式召开。
第四章  会议记录
第九条  参加会议的人员，有权要求在会议记录上对其在会议上的发言做出说明性记载。
第十条  理事会办公会会议应当有书面记录，由秘书处工作人员负责整理会议记录。会议纪要应交会议相关人员签字，作为本会重要文件由办公室负责保存。
第十一条  理事会办公会会议纪要包括以下内容：
　　（一）会议召开的时间、地点、方式；
（二）参加理事会办公会会议的人员和记录人员的姓名；
（三）会议审议事项的结果；
（四）其他应当在会议纪要中说明和记载的事项。
第十二条  参加理事会办公会会议的人员应妥善保管会议文件及材料，特殊情况下，会议结束可由秘书处收回纸质会议文件。在会议有关内容对外正式披露前，参加会议的出席和列席人员对会议文件和会议审议的全部内容负有保密的责任和义务。
第五章  附则
第十三条  理事会办公会会议在理事会授权范围内审议决定的事项。超出理事会授权范围内审议决定的事项提交理事会进行审议。如理事会对理事会办公会审议事项做出不同决议的，服从理事会决议。
第十四条  本制度经三届六次理事会批准后生效。
第十五条  本制度由理事会负责解释。