第一章      总 则
第一条  为规范基金会行政事务管理，加强档案管理标准化、制度化建设，根据国家档案法律法规，结合本会实际，制定本制度。
第二条  档案工作坚持统一管理、分别负责的原则，基金会秘书处办公室负责本会档案的组织管理，各部门负责各自业务工作中形成的文件材料的收集、整理、归档，并支持、配合办公室做好档案管理工作。
第三条  基金会秘书处办公室是本会档案的管理部门，并指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失。
 
第二章 归档范围
第四条 本会印发的所有正式发文（含便笺）、与有关单位来往的文书，本单位的请示、上级机关的批复。
第五条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录、图片、新闻报道等。
第六条 业务主管部门、登记管理部门发来的通知、决定、决议、指示、条例、规定、计划、规划等文件材料。
第七条 本会反映项目活动的策划、总结、工作计划、统计报表、简报、大事记、剪报、录音、画册、录像、新闻报道。
第八条 本会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
 
第三章 归档要求
第九条  凡属归档范围的文件材料，各相关部门应按规定收集齐全，认真整理，按时向档案室移交。各项业务工作中形成的文件材料的归档率、完整率应达到100％，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第十条  归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料。各部门应严把文件材料形成关，将不合规范的归档文件材料剔除于形成过程。
第十一条  归档的文件材料应当齐全完整，每份文件的印件与定稿、正件与附件、请示与批复等都应齐全，应当按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，并符合长期保管的质量要求。所有归档文件材料的字迹要清晰、工整，禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久的字迹材料制作文件。
第十二条  归档文件资料必须按规定时间归档，严格归档手续。归档时应拟制移交清单一式二份，交接双方据此查验清点档案，签名交接。
办公室负责接收档案和集中管理，于次年6月底前完成上年度档案整理立卷上架工作。对不按时移交或不符合归档要求的部门要提请领导予以通报，并扣减相应目标考核分值。
 
第四章 档案的保管、移交、销毁
第十三条   档案保管应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，配置安全防范设施，加强防火、防盗、防潮、防霉、防尘、防虫、防光、防高温等工作，保证档案的完好与安全。要定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。非档案管理人员不得随意进入档案室，室内要保持整洁，严禁吸烟。
第十四条  档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。
第十五条   档案不得借出、不得携带出境。
如有特殊需要，档案经理事长或秘书长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。查阅、摘抄、复印档案须由本会档案管理人员陪同。
查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。
第十六条   档案移交、销毁必须认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由理事长审批，秘书长监交、监销。
 
第五章 附 则
第十七条 本制度由秘书处负责解释，自理事会批准之日起施行。