为进一步提高市青基会秘书处工作的规范化、制度化水平，建立完善办事高效、运转协调、行为规范的管理体制和科学决策机制，切实履行工作职责，根据《重庆市青少年发展基金会章程》的相关规定，结合秘书处工作实际，制定本制度。
一、秘书长职责
（一）秘书长负责全面工作，主要分管人事、财务、项目及基金会整体运作，对理事长负责；
（二）副秘书长协助秘书长工作，分管具体业务工作，对秘书长负责。
二、部室负责人职责
基金会各部室均在秘书长和副秘书长领导下开展工作，并向秘书长和分管副秘书长负责。部长负责部室全面工作，副部长协助部长工作，并按照分工负责相关工作。部长出差、学习期间，由部长委托的副部长主持部室工作，没有副部长的由部长委托的工作人员主持工作。部室负责人应根据本部室工作职责，积极主动地完成本职工作，忠于职守、开拓创新，部室负责人之间要相互配合、团结协作，确保基金会理事会、理事会办公会、理事长、秘书长各项决策的贯彻落实。
三、人员考勤
（一）考勤对象为基金会全体正式职工、临时职工；
（二）基金会全体职工必须按时上下班，不得迟到、早退、缺勤；
（三）基金会职工因病、因事不能正常上班的要提前请假，遇有特殊情况不能事先请假的，事后必须讲明理由，否则按旷工处理。病假、事假在半天以内的由分管副秘书长批准，一天或一天以上由秘书长、理事长审批通过；当月请病假、事假超过5天，从第6天起扣除相应天数的日工资至销假为止；
（四）基金会职工请公休假、婚嫁、丧假、产假、探亲假等，要向秘书长、理事长提出申请，经秘书长审定、提出办理意见，报理事长审批，并周知办公室；
（五）基金会职工出差、学习培训结束后，应按照规定时间回单位向秘书长销假，超过规定时间且未请假者，按旷工处理并扣除相应天数的日工资。
四、财务报销
具体按照《重庆市青少年发展基金会财务管理制度》相关规定执行。
五、公文处理
公文处理包括公文的起草、传阅、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作，应当坚持实事求是的原则，做到准确及时、安全保密。
（一）公文种类
基金会公文种类主要有：决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、简报、工作专报等。
（二）公文格式
基金会公文格式一般由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等组成。
（三）行文规则
1.行文要注重时效，坚持少而精的原则；
2.向上级单位行文，原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位；
3.同级单位之间必要时可联合行文；
4.无隶属关系的单位之间一般用函行文；
5.受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位；
6.请示应当一文一事，不得在非请示性公文中夹带请示事项。
（四）公文起草
1.公文起草要符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规和有关规定，全面准确客观反映实际情况；
2.公文一般由发文单位起草，起草公文实行逐级审批原则。
（五）公文签发
文稿签发基本程序：文稿起草部室负责人签字→秘书长审核→理事长签发。
下列文件由理事长签发：
1.以基金会名义向上级单位报送的请示、报告类文件；
2.以基金会名义印发的涉及基金会全局重要工作部署的文件；
3.其他涉及重大事项的文件。
以基金会名义印发的简报、新闻通稿、报告、财务报告等，经秘书长、理事长审批后，方可在基金会网站、微博及相关媒体公开发布。
（六）收文办理
收文办理包括公文的签收、登记、拟办、分发、传阅、催办、答复等程序。
1.公文签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间；
2.公文登记。公文办理实行基金会统一制订的电子登记模式，公文办理过程中对公文的主要信息和办理情况作详细记载，确保公文管理的规范化；
3.公文拟办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当由秘书长提出拟办意见报理事长批示；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕；
4.公文分发。办公室或收文部门根据理事长批示进行分送和传阅；
5.公文传阅。根据理事长批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误；
6.公文催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办；
7.公文答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
 
 
 重庆市青少年发展基金会   
       2017年1月13日